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Boa tarde Caros leitores,

Hoje em nosso primeiro post iremos falar um pouco sobre a localização, objetivo, história e muito mais, sobre o arquivo permanente CEE/FAED.

O arquivo fica localizado nas dependências da UDESC (Universidade do Estado de Santa Catarina) localizado na Avenida Madre Benvenuta, 2007 no Bairro Itacorubi, que funciona atualmente,  em caráter provisório,  na sala 59, no terceiro andar do prédio da FAED (Centro de Ciências Humanas e da Educação). 

Os principais responsáveis pelo arquivo é o Bibliotecário Geraldo Luiz Carvalho e a Estagiaria Luciane Correa Skalski.

O arquivo permanente é formado por arquivos gerados pela FAED, entre eles estão os documentos de alunos formados, incluindo histórico escolar, documentação pessoal, copia de identidade, CPF, documentações gerais relativas à FAED, documentos administrativos, contábeis, financeiros e recursos humanos.

 Não existem documentos de acesso restrito, todavia o acesso é feito mediante ao pedido da secretaria e através dos setores. Os documentos do arquivo estão acondicionados em caixas de polionda, possuindo um local apropriado de acordo com as normas de conservação e preservação dos documentos, tendo somente como inconveniente a falta de espaço físico. O arquivo é composto por dois computadores, quatorze prateleiras de aço, um dezumificador e um triturador

 Existem documentos da década de 70 que possuem fungos devido à poeira, mas no geral não existem documentos com algum tipo de infestação, pois a dedetização é feita periodicamente por uma empresa terceirizada. As consultas aos documentos são feitas para atender aos setores do Centro, bem como aos professores, técnicos e alunos da FAED; ficando em média 20 consulta/mês.

A época do ano em que o arquivo recebe o maior fluxo de documentos é no final do ano, visto que os setores fazem a limpa da documentação, havendo uma colaboração mutua no envio destes documentos. O gerenciamento de documentos é feito através de uma tabela de cores, elaborada por uma comissão da UDESC, que foi feita baseada na tabela do governo do estado, onde a mesma foi adaptada segundo as necessidades da UDESC. O descarte dos documentos é feito baseado na tabela de temporalidade aprovada pelo CONSUNI, cabendo aos técnicos de cada unidade, sua aplicação e a preservação dos materiais arquivados. Este arquivo desenvolve todas as atividades inerentes ao órgão; como gestão administrativa dos documentos,  a guarda e a manutenção do que já foi feito. Todos os documentos saem do arquivo mediante  a assinatura do responsável, contribuindo assim para o controle da documentação.

O arquivo possui um triturador de papeis, proporcionando agilidade na eliminação dos documentos. Antes de serem eliminados, é feita uma análise por uma comissão composta por membros de cada centro da UDESC e do arquivo Central, para certificar-se o descarte dos mesmos.  O arquivo da FAED é composto por um bibliotecário e dois auxiliares do curso de Biblioteconomia e conta com a participação em atividades administrativas do Departamento de Biblioteconomia; o seu horário de atendimento é das 08:00 ás 12:00 e das 14:00 ás 21:00hs de segunda a sexta-feira.

È através de licitação que o arquivo adquiri os materiais permanentes que são custeados pelo orçamento liberado pela UDESC. Já os matérias de expediente são fornecidos pelo almoxarifado do Centro.