Boa tarde Caros leitores,
Hoje
em nosso primeiro post iremos
falar um pouco sobre a localização, objetivo, história e muito mais, sobre o
arquivo permanente CEE/FAED.
O
arquivo fica localizado nas dependências da UDESC (Universidade do
Estado de Santa Catarina) localizado na Avenida Madre Benvenuta, 2007 no
Bairro Itacorubi, que funciona atualmente, em caráter provisório, na sala 59, no terceiro andar do
prédio da FAED (Centro de Ciências Humanas e da Educação).
Os
principais responsáveis pelo arquivo é o Bibliotecário Geraldo Luiz Carvalho e
a Estagiaria Luciane Correa Skalski.
O
arquivo permanente é formado por arquivos gerados pela FAED, entre eles estão
os documentos de alunos formados, incluindo histórico escolar,
documentação pessoal, copia de identidade, CPF, documentações gerais relativas
à FAED, documentos administrativos, contábeis, financeiros e recursos humanos.
Não
existem documentos de acesso restrito, todavia o acesso é feito mediante ao
pedido da secretaria e através dos setores. Os documentos do arquivo estão
acondicionados em caixas de polionda, possuindo um local apropriado de acordo
com as normas de conservação e preservação dos documentos, tendo somente como
inconveniente a falta de espaço físico. O arquivo é composto por dois
computadores, quatorze prateleiras de aço, um dezumificador e um triturador
Existem documentos
da década de 70 que possuem fungos devido à poeira, mas no geral não existem documentos
com algum tipo de infestação, pois a dedetização é feita periodicamente por uma
empresa terceirizada. As consultas aos documentos são feitas para atender aos
setores do Centro, bem como aos professores, técnicos e alunos da FAED; ficando
em média 20 consulta/mês.
A época do ano em que o
arquivo recebe o maior fluxo de documentos é no final do ano, visto que os
setores fazem a limpa da documentação, havendo uma colaboração mutua no envio
destes documentos. O gerenciamento de documentos é feito através de uma tabela
de cores, elaborada por uma comissão da UDESC, que foi feita baseada na tabela
do governo do estado, onde a mesma foi adaptada segundo as necessidades da
UDESC. O descarte dos documentos é feito baseado na tabela de temporalidade
aprovada pelo CONSUNI, cabendo aos técnicos de cada unidade, sua aplicação e a
preservação dos materiais arquivados. Este arquivo desenvolve todas as
atividades inerentes ao órgão; como gestão administrativa dos documentos, a guarda e a manutenção do que já foi
feito. Todos os documentos saem do arquivo mediante a assinatura do responsável,
contribuindo assim para o controle da documentação.
O arquivo possui um
triturador de papeis, proporcionando agilidade na eliminação dos documentos.
Antes de serem eliminados, é feita uma análise por uma comissão composta por
membros de cada centro da UDESC e do arquivo Central, para certificar-se o
descarte dos mesmos. O
arquivo da FAED é composto por um bibliotecário e dois auxiliares do curso de
Biblioteconomia e conta com a participação em atividades administrativas do
Departamento de Biblioteconomia; o seu horário de atendimento é das 08:00 ás
12:00 e das 14:00 ás 21:00hs de segunda a sexta-feira.
È através de licitação que
o arquivo adquiri os materiais permanentes que são custeados pelo orçamento
liberado pela UDESC. Já os matérias de expediente são fornecidos pelo
almoxarifado do Centro.
Nenhum comentário:
Postar um comentário